Teniendo en cuenta disposiciones del ordenamiento jurídico colombiano, aplicable a todas las sociedades comerciales, es importante señalar como obligación a cumplir en el primer trimestre del año, desde el punto de vista societario, la siguiente:

• Reuniones Ordinarias

Aplicables tanto a Junta de Socios como Asambleas de Accionistas, y cuyo objeto principal es “examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social” (Art. 422 C.Co.).

Dicho lo anterior es importante tener en cuenta:

1. ¿Quién convoca? Las personas legalmente facultadas para ello de acuerdo con el artículo 181 del Código de Comercio, por regla general, los administradores o el revisor fiscal.
2. Aspectos a tener en cuenta previos y durante la reunión. La SuperSociedades ha indicado como pasos previos y de ejecución de la reunión entre otros los siguientes:

• • Preparar estados financieros con sus notas, con corte a fin de ejercicio.
  • En los casos de situación de control o grupo empresarial, la matriz controlante debe preparar estados financieros consolidados.
  • Permitir a la revisoría fiscal emitir su dictamen, que deberá acompañar los estados financieros.
  • Preparar un proyecto de distribución de utilidades repartibles.
  • Preparar informe de gestión.
  • Efectuar la convocatoria.
  • Permitir el ejercicio derecho de inspección.
  • Desarrollar la reunión. En las reuniones presenciales, deberán cumplirse las disposiciones sanitarias vigentes.
  • Elaborar el acta de la reunión, en la que conste lo ocurrido y asentarla en el libro de actas de la sociedad.

Derecho de inspección. Derecho del cual disponen los accionistas para conocer los libros y documentos contables que posea la sociedad antes de la reunión.

Convocatoria. Comunicación a los accionistas o socios, dada oportunamente con la antelación y a través de los medios previstos en los estatutos, de manera que se permita ejercer el derecho de inspección, y se realice la reunión en los plazos fijados en los estatutos o la ley. Que deberá indicar: Nombre de la sociedad, nombre del órgano que convoca, fecha, lugar y hora de la reunión, dirección completa del lugar de la reunión o link de acceso, orden del día, indicar a los asociados el lugar o repositorio electrónico donde podrán consultar los documentos pertinentes para el ejercicio de su derecho de inspección.