Reuniones virtuales: cómo respaldar correctamente las decisiones

Las reuniones virtuales se han convertido en una herramienta habitual para tomar decisiones empresariales con rapidez, especialmente cuando los accionistas o miembros de junta se encuentran en lugares distintos. Sin embargo, realizar la reunión por videollamada no es suficiente: la convocatoria, la identificación de quienes participan, el quórum, las mayorías y la forma en que queda documentada la sesión siguen siendo aspectos esenciales para respaldar adecuadamente las decisiones adoptadas.

En un pronunciamiento reciente, la Superintendencia de Sociedades recordó que, en las reuniones no presenciales, el representante legal cumple un papel relevante: debe verificar la identidad de los participantes y dejar constancia de que el quórum requerido se mantuvo durante la reunión. Además, cuando se aplican las reglas de la Ley 222 de 1995, el acta debe ser suscrita por el representante legal y el secretario de la sociedad o, a falta de este último, por quien corresponda según la ley.

Un detalle que puede parecer menor puede convertirse en un problema: si el representante legal no asistió a la reunión, la Superintendencia señala que no puede posteriormente firmar el acta para dar fe de una sesión en la que no participó. La ausencia de las firmas exigidas puede afectar el valor probatorio del acta, aunque el propio órgano puede posteriormente ratificar lo ocurrido dejando las constancias correspondientes.

Para las S.A.S., además, los estatutos pueden establecer mecanismos propios para realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y adoptar decisiones por escrito. Por eso, antes de convocar una reunión virtual o documentar sus decisiones, conviene revisar qué dicen los estatutos y qué reglas resultan aplicables. Una reunión ágil puede ahorrar tiempo; una reunión mal documentada puede abrir la puerta a discusiones que la compañía pudo evitar desde el principio.

Fuente: Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-235995 del 20 de febrero de 2026, “S.A.S. - Actas de reuniones no presenciales”.