El representante legal de una sociedad en Colombia tiene la obligación legal de convocar las asambleas de accionistas o juntas de socios, tanto ordinarias como extraordinarias, siguiendo lo previsto en los estatutos y en la ley (Código de Comercio, Ley 1258 de 2008 para SAS). La convocatoria debe realizarse dentro de los plazos establecidos, indicando claramente el tipo de reunión, fecha, hora, lugar o medio virtual, y el orden del día. Además, cuando se van a aprobar estados financieros u otros asuntos relevantes, se debe garantizar que los socios o accionistas puedan examinar previamente los documentos y ejercer su derecho de inspección.

La convocatoria debe hacerse a través del medio previsto en los estatutos, como correo electrónico, escrito físico o avisos públicos, y con la anticipación mínima establecida en los estatutos o en la ley. Es fundamental documentar todos los envíos y acuses de recibo para evitar futuras impugnaciones. No incluir el orden del día correctamente o convocar fuera de los plazos puede dar lugar a decisiones nulas o impugnables, y el incumplimiento de ese deber permite que los socios o accionistas, el revisor fiscal o incluso la Superintendencia de Sociedades convoquen la reunión, dejando fuera del proceso y exponiendo a sanciones a la representación legal.

No convocar puede generar responsabilidad civil y administrativa, por lo que es mejor asesorarse en caso de tener dudas.