Los comerciantes están obligados a inscribir en el registro mercantil, es decir, en la Cámara de Comercio, los libros de comercio, como lo son, por ejemplo, el libro de actas y el libro de registro de accionistas. Esta inscripción es fundamental para que dichos libros, cuando sean diligenciados ante las autoridades o entidades competentes, tengan validez como prueba. De hecho, el Decreto 174 de 2016, en su artículo 2.2.2.39.5, contempla la posibilidad de elegir si el registro se realiza en medios electrónicos o físicos.
Al respecto, en el oficio 220-117888 del 17 de mayo de 2024, emitido por la Superintendencia de Sociedades, se indicó que, cuando el acta se ha generado de manera física, debe ser firmada de la misma forma. En el caso de que el acta se genere electrónicamente, es necesario que se elabore en iguales condiciones. Por su parte, en el oficio 220-165296 del 21 de agosto de 2020, la misma entidad precisó que, en el caso de utilizar una firma digital, se debe emplear un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital autorizada o acreditada en Colombia, la cual garantizará la autenticidad, integridad y no repudio del documento.
Adicionalmente, en cuanto a la generación de las actas de manera electrónica, en el oficio 220-057310 del 25 de marzo de 2008, emitido por la mencionada entidad, se afirmó que, para que las actas de la Asamblea General de Accionistas puedan ser suscritas utilizando la firma electrónica, deben cumplir con los requisitos de generación, envío, recepción, almacenamiento o comunicación por medios electrónicos. Esto implica que deben constar en un archivo electrónico y cumplir con el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, para así poder ser presentadas ante la Cámara de Comercio.
Finalmente, el literal c del artículo 2 de la Ley 527 de 1999 define la firma digital como el valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, mediante un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje original no ha sido modificado después de efectuada la transformación; en consecuencia no sería válido para efectos del registro de las actas de asamblea o junta de socios, que en el libro físico se pretenda imprimir la firma “escaneada” de quien ostente el rol de presidente o secretario según corresponda ya que esta no corresponde a una firma digital o electrónica sobre las cuales si se puede comprobar la autenticidad de esta y se encuentra plenamente regulado su uso y validez.