Algunas obligaciones corporativas de las sociedades colombianas para el año 2023

Morand comparte una descripción general de obligaciones corporativas que deberán cumplirse en vigencia del año 2023, las cuales se enuncian a continuación:

✔Asamblea de Accionistas o Junta de Socios:

  • Celebrar sesión ordinaria de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, con el cumplimiento de requisitos legales, especialmente los relacionados con la convocatoria, por lo menos una vez al año, dentro de los 3 meses siguientes al cierre de ejercicio, conforme lo estipula el Código de Comercio artículos 181 y 422 para “examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social”.
  • Si la Asamblea o Junta no pudiese realizarse por falta de quorum, se podrá efectuar una segunda convocatoria para que la reunión se realizare después de los 10 días de la inicial y antes de 30 días, pudiendo ser desarrollada con un número plural de accionistas o socios sin importar las acciones o cuotas que estén representadas, constituyéndose así las acciones presentes como el 100% de acciones para decidir.
  • Ahora bien, si no es convocada la Asamblea o Junta, o no se cumpliere el quorum necesario para deliberar y decidir y no se convocaré una nueva reunión, se podrá llevar a cabo sin necesidad de convocatoria en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, reunión por derecho propio el primer día hábil de abril (3 de abril) a las 10.00 a.m.
  • Es importante señalar que existen reuniones universales, que son aquellas donde al estar presente la totalidad de acciones o cuotas sociales (100%), se pueden llevar a cabo Asambleas o Juntas sin necesidad de convocatoria.
  • En caso de que la sociedad haga parte de un grupo empresarial, tener en cuenta la obligación de los administradores de las sociedades controladas y controlantes de presentar Informe Especial respecto de las relaciones económicas entre las mismas en los términos del artículo 28 de la Ley 222 de 1995.
  • El acta de la Asamblea o Junta deberá ser redactada con el cumplimiento de requisitos legales y ser impresa en el libro social respectivo.

✔Cierre de Estados Financieros a corte del ejercicio del año inmediatamente bajo marco normativo contable:

  1. Estados Financieros con corte al 31 de diciembre del año 2022, firmados por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal (este último en el evento que aplique anexando su respectivo dictamen). Obligación que es exigible igualmente a las sucursales de sociedades extranjeras.
  2. Determinación de utilidades y su reparto siempre y cuando se encuentren debidamente justificados en los Estados Financieros de Propósito General.
  3. La aprobación de estados financieros por disposición legal debe darse por el mayor órgano societario (Asamblea de Accionistas o Junta Socios) en reunión ordinaria.

✔Renovación de matrícula mercantil

Ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad antes del 31 de marzo de 2023, generando el diligenciamiento de formulario (presencial – virtual) para tal fin y el pago de los derechos respectivos. Lo anterior es aplicable a las sucursales de sociedades extranjeras y establecimientos de comercio.

Algunos otros reportes ante otras entidades

  • Actualizar la información reportada ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Lo anterior, sin perjuicio de otras obligaciones de reporte o de información de cambios sustanciales que la sociedad tenga conforme a la ley.
  • Depositar los Estados Financieros ante la respectiva Cámara de Comercio del domicilio social de la compañía, dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación. No deberán depositar los Estados Financieros en la Cámara de Comercio las sociedades obligadas a presentar los Estados Financieros ante la Superintendencia de Sociedades.
  • Reporte de información sobre el beneficiario final a través del sistema electrónico del RUB, antes del 31 de julio de 2023 para personas jurídicas, Estructuras sin Personería jurídica o similares creadas antes del 31 de mayo de 2023, o dentro de los dos meses siguientes a su inscripción en el RUT para personas jurídicas, Estructuras sin Personería jurídica o similares creadas a partir del 1 de junio de 2023.
  • Reporte de información exógena si estuviese obligado en los términos de la Resolución 1255 de 2022.
  • Declaración de renta conforme las fechas establecidas en el Decreto 2487 de 2022.
  • Presentación de Estados Financieros con Documentos Adicionales conforme Circular Externa 100-000012 del 22 de noviembre de 2022 de la Superintendencia de Sociedades, por la cual se publicó el calendario para que las sociedades supervisadas presenten la información financiera, otros informes no financieros con corte al 31 de diciembre de 2022 y los informes no financieros de corte eventual.
  • Presentación ante la Superintendencia de Sociedades del informe 42 correspondiente al año 2022, por las sociedades o entidades empresariales sometidas a vigilancia o control por dicha superintendencia.
  • Es importante adicionalmente dar cumplimiento a obligaciones relacionadas con el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y de Financiamiento del Terrorismo (SAGRILAFT), Transparencia y Ética Empresarial, entre otros.

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