Conozca qué debe hacer en caso de extravío, pérdida o destrucción de los libros societarios.

 Concepto 2008-01-027967, Superintendencia de Sociedades.

La Superintendencia de Sociedades mediante concepto bajo radicado número 2008-01-027967, resolvió una consulta acerca del procedimiento que debe seguirse en caso de pérdida, extravío o destrucción de libros de actas o junta directiva.

Señaló que tal como lo indica la ley en el artículo 19, numeral 2 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante, entre otras, inscribir en el registro mercantil todos los libros, respecto de los cuales la ley exija esa formalidad, conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.

Así mismo, en el artículo 48 del Código de Comercio indica que todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general.

En tal sentido y respondiendo a la consulta puntual precisó que, de acuerdo con lo normado por el artículo 13 del Decreto 2649 de 1993 (hoy Decreto 2270 del 2019, artículo 18 del anexo 6) ante la pérdida, extravío o destrucción de los libros, se deben reconstruir dentro de los 6 meses siguientes a la ocurrencia del hecho, realizando el denuncio correspondiente por estas causas, y deberá el comerciante solicitar la inscripción de los nuevos libros en el registro mercantil, y proceder a su reconstrucción tomando como base la copia de los libros y actas que reposen en poder de terceros, así como los registros contables respectivos.

Por lo tanto, en caso de extravío, pérdida o destrucción de los libros, deberá realizarse la denuncia por pérdida de documentos y proceder con la reconstrucción de estos dentro de los 6 meses siguientes a la ocurrencia de los hechos, tomando como base las copias y registros contables correspondientes.

Disponible en:

• Superintendencia de sociedades, más información aquí
• Anexo 6, Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, más información aquí