APLICACIÓN DE LA DEBIDA DILIGENCIA
En el consecutivo 241-183154 emitido por la Superintendencia de Sociedades, se dan lineamientos acerca de la debida diligencia, así:
- “Debida Diligencia se aplica como “Medida Razonable” para identificar a la Contraparte y a su Beneficiario Final”.
- Se debe tener en cuenta que el objetivo de la debida diligencia es conocer a la contra parte, y a su beneficiario final (socios accionistas, controlantes) por medio de la aplicación de medidas razonables.
- Se debe identificar las personas naturales que controlan directa o indirectamente a la contra parte en sus operaciones, y estos tendrán por nombre “beneficiario final”.
- Las medidas razonables ,“… son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y su materialidad…”. Esto según las definiciones que nos indica el numeral 2º del Capítulo X.
- En la Debida Diligencia siempre se debe realizar el máximo esfuerzo para tener conocimiento de los beneficiarios finales, y esto es clave en el proceso, así como el concepto de razonabilidad, y más aun cuando es imposible acceder a la información requerida para realizar la Debida Diligencia.
- Teniendo en cuenta lo anterior, la empresa obligada siempre debe de realizar el mayor esfuerzo para lograr el objetivo de la Debida Diligencia, y así el conocimiento de la contraparte, es de vital importancia documentar o soportar los esfuerzos para recaudar la información necesaria para este proceso.
Puede darse el caso que la contra parte se niegue a presentar la información solicitada sobre la composición accionaria, esto amparado por la reserva legal, sin embargo, se debe garantizar un sistema de validación de la información robusto, que sea confiable y nos permita acceder a la información requerida, así poder mostrar su interés de adquirir la información y conocimiento de la contra parte.
Toda la información que se logre recolectar, se debe documentar y soportar, hasta la que se solicite sin respuesta (evidencia de la solicitud documental sin respuesta), esto con el fin de demostrar que se realizó el máximo esfuerzo para recolectar la información necesaria para el conocimiento de la contraparte y sus beneficiarios finales, agotando el procedimiento establecido para el SAGRILAFT o PTEE.
En dado caso que se solicite toda la información necesaria para el conocimiento de la contraparte y sus beneficiarios finales, y esta no sea suministrada, la compañía asumirá a riesgo propio la decisión de iniciar o continuar con la relación con el tercero.
En conclusión, es de suma importancia y fundamental, la evaluación exhaustiva del nivel de riesgo que la contraparte puede representar para compañía en LA/FT/FPADM y C/ST, esto en aras de tomar una decisión definitiva de continuidad de negociación con el tercero, y para sus eventuales actualizaciones de información.
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