Documentación de las Actividades del SAGRILAFT

De acuerdo con el numeral 5.5 de la Circular Externa 100-000016 de diciembre 2020 emitida por la Superintendencia de Sociedades, en las actividades correspondientes al  proceso de implementación y ejecución del SAGRILAFT la compañía debe garantizar la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información consignada en documentos y registros; en cumplimiento de la normatividad vigente, la información como los soportes de la debida diligencia y debida diligencia intensificada realizada a las contra partes, debe contener el nombre de la persona que verifico, fecha y hora, para que de esta manera se pueda acreditar la realización de la debida diligencia, con sus soportes correspondientes (Formato de conocimientos, Solicitud mínima documental y verificación de listas restrictivas) documentos y registros que la empresa obligada, debe preservar de manera física o digital.

Se debe tener en cuenta que es muy importantes respetar la normatividad vigente, que hace referencia a la protección de datos personales, la cual podemos validar en la ley 1266 de 2008 y  ley 1581 de 2012.

Todos los soportes deben conservarse según lo establecido en la ley 962 de 2005, la cual nos dicta que debemos conservar los documentos relacionados al SAGRILAFT, por un mínimo de tiempo de 10 años, una vez que transcurra este tiempo los documentos podrán ser destruidos. Recordemos unos de los documentos importantes para el SAGRILAFT, su implementación y ejecución:

• Constancias de capacitación efectuadas a los empleados de la Compañía.
• Reportes emitidos ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
• Informes presentados por el Oficial de Cumplimiento a la Junta Directiva.
• Manual de políticas del Sistema de Administración de Riesgo Integral LA/FT/FPADM aprobado por la Junta Directiva.
• Informes presentados por el Revisor Fiscal sobre el funcionamiento del Sistema de Administración de Riesgo LA/FT/FPADM.
• Documentación relacionada con la gestión y control del Sistema de Administración de Riesgo LA/FT/FPADM.