Canales de comunicación – Programa de Transparencia y Ética Empresarial

En el numeral 5.1.4 de la circular externa 100-000011 de agosto 9 de 2021, indica que el Programa de Transparencia y Ética Empresarial debe incluir mecanismos que les permitan a los empleados, administradores, asociados, contratistas, así como cualquier persona que tenga conocimiento de una conducta de corrupción relacionada con la Entidad Obligada, la posibilidad de reportar de manera confidencial y anónima cualquier posible irregularidad en el cumplimiento del PTEE, al igual que cualquier posible conducta de corrupción.

Estos mecanismos deberán incentivar a los denunciantes a reportar tales irregularidades o conductas sin temor a posibles represalias de otros funcionarios de la Entidad Obligada o conductas de acoso laboral para el caso de empleados. Por lo tanto, el Oficial de Cumplimiento deberá adoptar las medidas correspondientes para asegurar la confidencialidad y anonimato de los reportes recibidos.

La Entidad Obligada deberá habilitar mecanismos de fácil acceso para que los Empleados, administradores, Asociados, Contratistas, funcionarios de los anteriores y cualquier persona manifieste sus inquietudes respecto de posibles incumplimientos del PTEE y cualquier práctica corrupta.

Para ello, las Entidades Obligadas deben:

a. Poner en funcionamiento líneas anónimas de denuncia, servicios de atención o cualquier otro mecanismo que permita que los empleados, administradores, asociados, contratistas u otros terceros puedan reportar cualquier denuncia relacionada con posibles incumplimientos del PTEE o cualquier posible acto de Corrupción o expresar cualquier inquietud relacionada con este asunto a la oficina del Oficial de Cumplimiento.

b. Adoptar medidas que considere adecuadas para que ninguno de sus empleados, administradores y asociados denunciantes sea objeto de represalias por haber reportado posibles infracciones a la Ley o al PTEE, y particularmente para que los empleados no sean objeto de acoso laboral conforme a la Ley.

c. Implementar medidas para proteger a los empleados, administradores o asociados en relación con posibles represalias de que puedan ser objeto como consecuencia de la decisión que éstos adopten en el sentido de no involucrarse en actos de corrupción.

Por lo que las empresas obligadas deben difundir a terceros los canales de comunicación donde se puedan efectuar denuncias.