La Superintendencia de Sociedades mediante el oficio 220-045468 del 24 de febrero de 2022 precisó aspectos importantes referentes a la debida diligencia a entidades públicas, dentro de las cuales se pueden resaltar:

1. ¿Es necesario realizar un procedimiento de debida diligencia intensificada sobre una entidad pública?

Si, se debe realizar procedimientos de debida diligencia, pero no es necesario realizar procedimientos de debida diligencia intensificada, ya que, de acuerdo con la naturaleza de este riesgo, según se expone en la recomendación No. 10 del GAFI, es posible realizar procedimientos simplificados como la no recopilación de información específica. Lo anterior, siempre y cuando no exista sospecha de riesgo LA/FT/FPADM.

En la recomendación No. 10 de la GAFI menciona que las administraciones o empresas públicas de riesgo bajo para el lavado de activos y financiación del terrorismo, y siempre que medie un análisis adecuado del riesgo por parte del país o la institución financiera, puede ser razonable que un país permita a sus instituciones financieras aplicar medidas simplificadas de debida diligencia.

Estas medidas simplificadas pueden relacionarse solamente a medidas de aceptación del cliente o a aspectos del monitoreo continuo. Ejemplos de posibles medidas:

• Verificación de la identidad de la contraparte y del beneficiario final luego del establecimiento de la relación comercial.
• Reducción de la frecuencia de actualizaciones de la identificación de la contraparte.
• Reducción del grado de monitoreo continuo y examen de las transacciones, basado en un umbral monetario razonable
• No recopilación de información específica o se ejecutan medidas específicas para entender el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial, sino que se infiere el propósito y la naturaleza a partir del tipo de transacciones o relación comercial establecida.

2. ¿Es posible que las entidades públicas se puedan negar a la entrega de información por parte de la empresa obligada?

Las entidades públicas, en calidad de contrapartes, pueden acogerse a la reserva de ley para no divulgar parte de su información; no obstante, el Sistema Interno de Prevención del Riesgo de LA/FT/FPADM de la entidad obligada debe contar con suficientes y diversos métodos que permitan a la misma aproximarse, lo más posible, al conocimiento del beneficiario final, real y/o controlante. En todo caso, se recuerda que la debida diligencia de las entidades públicas puede ser objeto de Medidas Simplificadas en los términos de la referida recomendación No. 10.

3.¿Existe alguna excepción por parte de las empresas públicas la cual permita el no cumplimiento en la entrega de información con relación a la debida diligencia intensificada de conformidad con la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020?

En el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, se dispone que solo tendrá el carácter de reservado los documentos o información expresamente sometida a la reserva legal; esto, tal como se enlista a continuación:

• Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.
• Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas
• Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.
• Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación.
• Los protegidos por el secreto comercial o industrial,
• Los amparados por el secreto profesional

4.¿Existe algún mecanismo legal u obligación de las entidades públicas que disponga de la publicación de la información correspondiente a la debida diligencia ampliada para ella y sus respectivos funcionarios?

De acuerdo con lo contemplado en el artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, se establece la información que las entidades públicas están obligadas a publicar en desarrollo de sus funciones y procedimientos a su cargo. Esta información corresponde a:

• Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención.
• El contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas.
• Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado.
• Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones.
• Los sujetos obligados deberán publicar datos abiertos, para lo cual deberán contemplar las excepciones establecidas en el título 3 de la presente ley, que corresponde a:
  • Intereses públicos como lo es defensa nacional, seguridad pública, relaciones internacionales, administración de justicia, salud pública, entre otras. Y
  • Derechos de personas naturales como, derecho a la intimidad, El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad y los secretos comerciales, industriales y profesionales.

Conclusión

A las entidades públicas por ser catalogadas por la recomendación No.10 de la GAFI como contrapartes de riesgo bajo en lavado de activos y financiación del terrorismo, por lo que se pueden establecer medidas simplificadas para efectuar la debida diligencia. En caso de que la contraparte (entidad pública) no suministre información, se deben establecer suficientes y diversos métodos para conocer el beneficiario final, real y/o controlante.