Nuevo Plazo para evitar sanciones – Implementación SAGRILAFT y otros aspectos de interés

El pasado 24 de diciembre de 2020 la Superintendencia de Sociedades emitió una nueva Circular con el objeto de modificar el sistema de autocontrol y gestión del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo e introducir nuevos requisitos para su funcionamiento y aplicación.

A partir de esa fecha todas las sociedades debían revisar si cumplían o no con los requisitos que les obligase proceder con su implementación.

Hoy, además debe tenerse en cuenta dentro del estudio para implementación, la reciente Circular Externa No. 100- 000004 del 9 de abril de 2021 por medio de la cual se modifica el alcance de algunos numerales del Anexo 1 de la Circular Externa 100-000016 de 2020, lo que, grosso modo, nos permitimos transmitirles a continuación:

– Plazo para el cumplimiento del SAGRILAFT

• Para el año 2021, las empresas obligadas al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas con corte a 31 de diciembre de 2020 deberán poner en marcha el sistema a más tardar el 31 de agosto de 2021.
• Así mismo, se tiene como plazo máximo para ajustar la política de LA/FT y SAGRLAFT el 31 de agosto de 2021.

– Oficial de Cumplimiento

• Será el responsable de auditar y verificar el cumplimiento del SAGRILAFT. Se sugiere se cuente con principal y suplente.
• La empresa obligada deberá realizar lo siguiente: I) certificar que el oficial cumple con todos los requisitos (numeral 5.1.4.3.1. de la Circular Externa), II) informar por escrito a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios de la Supersociedades, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la designación, información personal y de identificación del Oficial principal y suplente, según el caso y remitir la hoja de vida, copia del soporte de registro del oficial ante el SIREL y copia del acta respectiva en la que conste el nombramiento.
• Es importante verificar la formación del Oficial y asegurarse que cuente con experiencia mínima de 6 meses en cargos enfocados en la administración y gestión del riesgo de LA/FT y conocimientos en la materia conforme a entrenamiento que deberá certificar. Entre otros requisitos.

– Revisoría Fiscal

• El revisor Fiscal debe solicitar usuario y contraseña en el SIREL para el envío de los Reportes de Operaciones sospechosas ante la UIAF, actividad a la que está obligada tal como lo señala el artículo 207 del Código de Comercio.
• De otra parte, en el marco de lo señalado en la Ley 1778 de 2016, los revisores fiscales deben denunciar, dentro de los 6 meses siguientes al momento en que tuvo conocimiento de los hechos, ante las autoridades competentes la presunta realización de un delito contra el orden económico y social. Además, deberá comunicar estos hechos ante los órganos sociales y la administración de la sociedad.
• No se deberá designar al revisor fiscal, auditor interno o administrador como Oficial de Cumplimiento.

– Debida Diligencia Intensificada

• Debe aplicarse a contrapartes y a sus beneficiarios finales que representan un mayor riesgo, a las que sean identificadas como PEP, y a las que se encuentren ubicadas en jurisdicciones de alto riesgo. Además, debe aplicarse por todas las empresas obligadas que desarrollen actividades con activos virtuales, sobre las contrapartes de estas operaciones y sus intermediarios.
• En una debida diligencia intensificada se debe obtener la aprobación de la instancia o empleado de jerarquía superior para la vinculación o para continuar con la relación contractual, adoptar medidas razonables para establecer el origen de los recursos y realizar un monitoreo intensificado de la relación contractual.

Anexo: Superintendencia de Sociedades. 2021. Circular Externa No. 100-000004 del 9 de abril de 2021. Disponible en: https://bit.ly/2RBJHhK