A partir de la expedición de la Circular Externa 100-000016 de 2020, la Superintendencia de Sociedades introdujo modificaciones al Capítulo X de su Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017) de manera especial en lo que se refiere a los criterios de identificación, segmentación, control y actualización de los factores de riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.​

​Nos permitimos dar a conocer, groso modo, aspectos importantes que trae la Circular respecto del cargo de Oficial de Cumplimiento y sus implicaciones para las organizaciones, tópico sobre el que, además, la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado recientemente, de la siguiente manera:​​

• El Oficial de cumplimiento tal como lo señala el numeral 5.1.4.3 del anexo 1 de la citada Circular Externa, tiene a su cargo los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT y las empresas obligadas deben proveerle los recursos humanos, físicos, financieros y técnicos necesarios para llevar a cabo esta labor.
• La empresa obligada al cumplimiento del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM y reporte de operaciones sospechosas a la UIAF deberán determinar el perfil del oficial de cumplimiento, las incompatibilidades e inhabilidades y las funciones especiales que debe ejecutar la persona natural o la persona jurídica que ofrezca estos servicios. 
• El numeral 5.1.4.3.1 de la Circular establece los criterios mínimos que deben cumplir los oficiales de cumplimiento para ejercer el cargo. A continuación, se destacan algunos especiales que llaman la atención: ​
  • No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo de la empresa.​
  • Acreditar conocimientos en materia de administración del riesgo LA/FT/FPADM​
  • No fungir como oficial de cumplimiento en más de 10 empresas obligadas. De ser este el caso el oficial debe certificar y el órgano que lo designa verificar que este no actúa como tal en empresas que compiten entre sí. ​
  • Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las empresas que conforman el grupo, independientemente del número.

Frente a este último caso, la Superintendencia de Sociedades ha precisado lo siguiente: ​

1. Además de contar con la capacidad para ejercer como oficial en las sociedades que conforman el grupo empresarial, el funcionario deberá acatar los requisitos que establezca la entidad de supervisión frente al sistema de lavado de activos y financiación del terrorismo, esto es, Superintendencia de Sociedades o Superintendencia Financiera, según sea el caso, y ​
2. no está prohibido que el oficial de cumplimiento de la sociedad obligada sea el representante legal de la sociedad matriz, ello no genera incompatibilidad. ​

​Para finalizar, se advierte la importancia de revisar en detalle la circular externa de 2020 y dar estricto cumplimiento a la misma toda vez que no hacerlo, estando obligado a ello, la empresa podría ser sancionada por la Superintendencia de Sociedades tal como lo señala la Ley 222 de 1995, numeral 3 artículo 86. 

Anexo: Superintendencia de Sociedades. 2021. Oficio 220-019314 del 26 de febrero de 2021. Disponible en: https://bit.ly/3fJZhzY