Decreto 176 de 2021 y las novedades al régimen legal de Reuniones Ordinarias

Por efectos de la pandemia es de público conocimiento en el mundo empresarial, los cambios que se han introducido con el fin de favorecer y/o facilitar el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos de accionistas o socios en lo que se refiere a la celebración de reuniones de asamblea o junta de socios, convocatoria y levantamiento de actas, ordinarias o extraordinarias, según sea el caso. ​

​Así, tal como se ha informado en boletines previos, de conformidad con lo señalado en el artículo 5 del Decreto Legislativo 434 del año pasado, en punto a las reuniones anuales se ha indicado que los accionistas pueden reunirse en asamblea ordinaria hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social. Hecho que sigue vigente.​

​Sin embargo, pese a lo anterior, en esta ocasión nos permitimos precisar algunos puntos que resultan relevantes, considerando que estamos cursando el primer trimestre del año y que el Gobierno Nacional ha expedido el Decreto 176 de 2021 que introdujo algunos cambios en esta materia y reguló lo relacionado con las Asambleas o Juntas de Socios correspondientes a fin de ejercicio año 2019 y 2020.

En el marco de la Ley de Emprendimiento, el Gobierno Nacional estaba facultado para determinar el tiempo y  la forma de la convocatoria y las reuniones ordinarias, en consecuencia, se expidió el Decreto 176 de 2021, que ha establecido los siguientes plazos máximos para su celebración a efectos de generar mayor certeza al respecto:​​

• La  reunión Ordinaria correspondiente al ejercicio contable del año 2019 que no se realizó durante el 2020 deberá celebrarse a más tardar el 31 de marzo de 2021. Si no fuere posible convocarla antes de esa fecha los accionistas podrán reunirse por derecho propio el primer día hábil de abril de 2021 a las 10:00 de la mañana.​​
• La reunión Ordinaria correspondiente al ejercicio contable del año 2020 deberá realizarse dentro de los primeros tres meses del presente año y si no fuere posible convocarla, la asamblea podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil de abril de 2021 a las 10:00 de la mañana. (Artículo 422 del Código de Comercio). 
• Si ante nuevas medidas sanitarias restrictivas es imposible reunirse por derecho propio, los accionistas o socios tienen la facultad de solicitar a la entidad de control (SuperSociedades o la que aplique según el caso) que ordene al administrador o revisor fiscal que convoque a la asamblea en reunión ordinaria, la cual, tendrá lugar dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que quede en firme el Acto Administrativo respectivo. 

De manera especial, en estos casos, la entidad de control solicitará que la convocatoria sea publicada en la página web de la sociedad, así como en la puerta principal del domicilio social. ​

• Se podrá optar por desarrollar en una misma reunión el temario de los cierres contables de los años 2019 y 2020, sin embargo, se deberá iniciar primero con la revisión de lo correspondiente a 2019 y después continuar con lo de 2020. 
• Teniendo en cuenta lo anterior si se van a agotar temas de dos ejercicios el derecho de inspección sobre la información relacionada con los periodos 2019 y 2020 se ejercerá dentro de un mismo término. Por tanto, la sociedad deberá garantizar que la información esté disponible para los accionistas que la requieran sea en su versión física o digital y de lo señalado en la Ley y en los estatutos de cada sociedad al respecto. 

Otros aspectos generales y advertencia sobre sanciones​

• En todo caso, siguen vigentes las diversas modalidades para llevar a cabo la reunión, es decir, las sociedades podrán convocar y llevar a cabo asambleas presenciales, no presenciales o mixtas.

De optar por la primera opción es importante que la sociedad cumpla con las medidas de bioseguridad y en lo que se refiere a las reuniones no presenciales o mixtas se deberá garantizar el mecanismo virtual idóneo para llevarlas a cabo sin que en ningún caso se dejen de aplicar las disposiciones legales y estatutarias referidas a convocatorias, quórum, y mayorías.   ​

• Las modificaciones introducidas por el decreto 176 de 2021 podrán aplicarse a las reuniones de asamblea de propiedades horizontales en los términos y con el alcance establecido en el artículo 14 de dicha normatividad, el cual invitamos a su revisión en detalle. ​
• Los administradores que incumplan con el deber de convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o que no permitan el ejercicio del derecho de inspección de los accionistas o socios podrá dar lugar a que sean removidos de sus cargos o sancionados, eventos que expresamente consagra el nuevo decreto y que es importante no pasar por alto. 

Anexo: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. 2021. Decreto 176 del 23 de Febrero de 2021. Disponible en: https://bit.ly/3yyTyFT