Los servicios notariales cada vez más cerca de ingresar al mundo digital

Más allá de la coyuntura que introdujo la pandemia, el uso de plataformas digitales ha sido de tiempo atrás uno de los mejores mecanismos que existen para prestar servicios, agilizar trámites y en términos generales hacernos la vida más fácil.​

En ese contexto, el servicio público notarial no podría ser ajeno a está realidad y esta avanzando hacia esta dirección. ​

En octubre de 2020 la Superintendencia de Notariado y Registro anuncio un proyecto ambicioso que denominó “Digitalización Notarial”, con el cual se pretendió acercar los servicios notariales al ciudadano mediante la habilitación de servicios en línea, de la mano de las Tecnologías de la Información. ​

En su momento la entidad anuncio transformación en algunos temas, tales como: ​

• Abrir la posibilidad de celebrar matrimonio, otorgar testamentos y escrituras por medios electrónicos. ​
• La creación de un repositorio notarial que contenga copia del archivo integrado de los despachos.​
• Digitalización de archivos físicos.​

Aspectos que hoy ya parecen ser una realidad o por lo menos se avizora que lo serán durante el año 2021. 

En ese contexto ¿Que ha sucedido este año con este proyecto? ​

Mediante las Resoluciones No. 00011 y No. 0012 del 4 de enero de 2021, respectivamente, se crearon pautas para la transferencia, en archivo digital, de los actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro y se establecieron los parámetros a seguir para la prestación del servicio a través de medios electrónicos. ​

En ese orden de ideas, con base en estos actos administrativos y los anexos técnicos que desarrollan cada aspecto del programa, la Superintendencia de Notariado y Registro pone en marcha este proyecto y, de manera progresiva, ya ha autorizado a algunas notarias del país, por cumplir los requisitos y criterios técnicos, la prestación de servicios digitales.​

Por lo anterior, es probable que en los próximos días pueda gozar del beneficio de hacer algún trámite notarial desde la comodidad de su casa. A continuación, les contamos algunos lineamientos al respecto para que los tenga presentes:​

• Para la realización de matrimonios, diligencias de autenticación, testamentos y otorgamiento de escrituras por medios electrónicos los usuarios deberán tener firma inscrita en registro electrónico.​
• Se podrá hacerle seguimiento al trámite notarial digital a través de una interfaz establecida para ese propósito del tal manera que se conozcan en tiempo real los pasos a seguir y temas importantes como tarifas y medios de pago.
• En una fase más avanzada, se podrá tener acceso al sistema de repositorio para su consulta.​
• También se prevé el establecimiento de un código único de acto notarial digital (CUANDI) para garantizar una codificación exclusiva a cada acto notarial generado en plataforma digital.​
• Las notarías entrarán en este proceso de manera gradual teniendo en cuenta que el proyecto está diseñado por fases. Así, la Superintendencia de Notariado y Registro irá autorizando de manera gradual la prestación de estos servicios.​

Para finalizar, destacamos la importancia de revisar lo señalado en las citadas Resoluciones a efectos de prepararse y conocer lo que se viene en esta materia.

Anexo 1: Superintendencia de Notariado y Registro. 2021. Resolución No. 00011 del 4 de enero de 2021. Disponible en: https://bit.ly/2RFY1pF

Anexo 2: Superintendencia de Notariado y Registro. 2021. Resolución No. 00012 del 4 de enero de 2021. Disponible en: https://bit.ly/3bWlt8J