La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, expidió la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, por medio de la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico.

¿Qué es el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos. (Resolución 000013 DIAN pg. 6)

¿Cuál sería el calendario de implementación?

Las fechas de implementación del calendario dependen del número de empleado del sujeto obligado, y las fechas máximas para la generación y transmisión del documento soporte de nómina electrónica van desde el 1° de julio 2021 hasta el 1 de diciembre de 2021.

La resolución 000013 de 2021 contiene los siguientes títulos:

Dentro de los principales aspectos que señala la resolución están:

Documento soporte de pago de nómina electrónica: es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas- IVA, cuando aplique, derivado de pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se debe generar y transmitir, para la validación de la DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado. (Resolución 000013 DIAN pg. 6)

Sujetos obligados a generar y trasmitir, para validar el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del mismo. Los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas- IVA, cuando aplique. (Resolución 000013 DIAN pg. 9)

Periodicidad del documento de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados. (Resolución 000013 DIAN pg. 8)

Generación de documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del mismo. Es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que deben contener los citados documentos, previo a la transmisión, y validación, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto señala la DIAN. (Resolución 000013 DIAN pg. 6)

Transmisión del documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del mismo. Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la DIAN, la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al mismo.

Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por la relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador. (Resolución 000013 DIAN pg. 14)

Primera transmisión: La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos obligados, se deberá realizar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata del artículo 9 de la resolución.

Anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina

El <<Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA>>, contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, por parte de los sujetos que generan y transmiten el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste y en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.

La presente resolución adopta el <Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA>, versión 1.1., el cual forma parte integral de la misma.

Los sujetos obligados que implementen el documento soporte de pago de nómina electrónica deberán adoptar los anexos técnicos y sus modificaciones, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de publicación del anexo técnico.

Calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte

Grupo: Corresponde al orden en que los sujetos obligados, deben cumplir con las fechas indicadas para la fase de habilitación, en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento de nómina electrónica e inicio de transmisión del mencionado documento.

Fecha máxima para iniciar la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (DD/MM/AAAA): Indica el plazo máximo dentro del cual el sujeto obligado, deberá iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Fecha de inicio de habilitación en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (DD/MM/AAAA): Indica el plazo dentro del cual el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago, debe iniciar el proceso de habilitación y señalar el software con el cual hará pruebas de habilitación en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, dispuesto en la página WEB de la DIAN y que corresponderá al software con el cual generara y transmitirá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, el cual deberá concluir antes de la fecha máxima de iniciar la generación y transmisión del documento soporte de cada uno de los calendarios.